Niebawem wszystkie organizacje związkowe zostaną objęte Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). To duża zmiana w sposobie odbierania i wystawiania faktur. Warto się do niej dobrze przygotować.
Czym jest KSeF
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny, który zmienia sposób wystawiania i odbierania faktur. Faktury papierowe i pliki PDF (przesyłane e-mailem) zostają zastąpione przez faktury ustrukturyzowane (cyfrowe), przesyłane wyłącznie przez centralną bazę Ministerstwa Finansów. Zmiana ta ma na celu usprawnienie obiegu dokumentów, brak konieczności ich drukowania oraz stały dostęp do archiwum przez 10 lat.
KSeF to system Ministerstwa Finansów, który zastępuje faktury papierowe i PDF. Faktury będą miały postać ustrukturyzowaną (cyfrową) i będą udostępniane wyłącznie przez system KSeF.
Najważniejsze terminy dla Organizacji Związkowych
Od 1 lutego 2026 r. każda Komisja musi być gotowa do odbierania faktur kosztowych (energia, telefon, czynsz, usługi, zakupy biurowe) wyłącznie przez KSeF. Dostawcy przestaną wysyłać faktury papierowe i e-mailem.
Obowiązek wystawiania faktur natomiast od 1 kwietnia 2026 r. będzie miało większość organizacji prowadzących działalność gospodarczą, a od 1 stycznia 2027 r. – organizacje o bardzo małej skali (sprzedaż do 10 tys. zł miesięcznie).
Co powinna zrobić Komisja Zakładowa / Międzyzakładowa?
Komisja powinna wskazać jedną konkretną osobę, która będzie: logować się do KSeF, odbierać faktury oraz przekazywać je do opłacenia.
Należy także podjąć uchwałę Komisji: o wdrożeniu KSeF, wyznaczeniu osoby odpowiedzialnej oraz upoważnieniu do złożenia dokumentów w Urzędzie Skarbowym.
Ponieważ Organizacja Związkowa nie posiada Profilu Zaufanego, konieczne jest złożenie papierowego zgłoszenia ZAW-FA. Należy wobec tego wypełnić formularz ZAW-FA (dane Związku + dane osoby upoważnionej), wydrukować dokument, podpisać zgodnie z zasadami reprezentacji oraz złożyć w Urzędzie Skarbowym właściwym dla siedziby organizacji: osobiście lub listem poleconym.